「テレワークに仮想オフィスが良いと聞いたけど、そもそもどんなものなのか分からない」
「仮想オフィスを導入するメリットやデメリットは何だろう」
このように疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。
テレワークが推進されるようになってから多くの企業が導入を始めているので、気になりますよね。
この記事では、仮想オフィスの詳細やメリット・デメリットを解説していきます。
おすすめの仮想オフィスも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
仮想オフィスとは？
仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを設置して、実際に出勤している雰囲気でテレワークを行えるツールです。
別名で「バーチャルオフィス」「メタバースオフィス」とも呼ばれることがあります。
オフィスのようなレイアウトに従業員のアイコンを置いたり、3D空間の中で従業員のアバターを動かしたりして使います。
音声でのコミュニケーションにも対応しており、充実したコミュニケーションが可能です。
テレワーク中でも連携感を持って業務を行えるので、注目が高まっています。
仮想オフィスを導入する4つのメリット
仮想オフィスを導入するメリットとしては、次の4つがあります。
- コミュニケーションが取りやすくなる
- 生産効率が高まる
- マネジメントがしやすい
- 孤独にならない
いずれもテレワークを実施することで、懸念点を解消することが可能です。
1. コミュニケーションが取りやすくなる
相手の状況が把握しやすいため、気軽に話しかけられるのがメリットです。
画面を見れば、自席で仕事をしているのか、会議中なのかが一目で分かります。
テレワークをしていると、今相手に話しかけて良いのか分かりづらく、少し声をかけるだけで余計に気を使うことはないでしょうか。
仮想オフィスなら、そのような悩みが解決できます。
チャットでも気軽に連絡できるので、コミュニケーションが取りやすいツールと言えるでしょう。
2. 生産効率が高まる
仮想オフィスは業務効率を上げられるツールでもあります。
仮想オフィスに出社することでテレワーク中でもオンとオフを切り替えられ、仕事に集中しやすくなります。
チャットでメンバーに向けて一斉に連絡を発信できるので、1人ずつ話しかける必要もありません。
また、相手の予定を聞いてから連絡する必要もなく、コミュニケーションの効率化が可能です。
仮想オフィスによって集中力が向上しコミュニケーションも効率化され、生産性の向上が期待できるでしょう。
3. マネジメントがしやすい
仮想オフィスは、上司が部下の管理をしやすくなる点も便利です。
仮想オフィス内を確認することで、部下の勤務状況が一目で分かります。
休憩時間や離席状況も可視化でき、メンバー全員の勤怠管理が行いやすくなります。
部下にとっては、テレワークでも出社時と同様の緊張感を持って、仕事に取り組めるのがメリットと言えるでしょう。
在宅勤務によって、仕事をさぼっていると思われたらどうしようという不安も解消できます。
4. 孤独にならない
仮想オフィスを利用することで、テレワーク中の孤独感を解消できるのもポイントです。
1人で仕事をしていると、出社時よりもメンバーとのつながりが薄く感じ、仕事へのモチベーションが下がることがあります。
しかし、仮想オフィスではメンバーが一緒に働いている状況が画面上で分かるので、従業員に一体感が生まれます。
リアルタイムでメッセージが確認できる他、周りの話し声も聞こえる機能があるため、ちょっとした雑談もしやすいでしょう。
自宅にいながら、出社時とほぼ同じ空気感を味わえます。
仮想オフィスを導入する3つのデメリット
仮想オフィスのデメリットとしては、次の3つがあります。
- 対面のコミュニケーションには勝てない
- コストがかかる
- 監視されていると受け取られる場合もある
便利な仮想オフィスですが、デメリットもあります。
導入前にデメリットも把握して、慎重に検討しましょう。
1. 対面のコミュニケーションには勝てない
コミュニケーションを取りやすい仮想オフィスですが、実際に出社して話す場合と比べると、やはり劣ってしまいます。
例えば、相談しながら実物の商品をチェックすることは、対面でなければできません。
会話するだけで良い場合でも、相手がそばにいないことでどうしても話しづらいと感じる人もいるはずです。
仮想オフィスは、対面のコミュニケーションには勝てない部分があるので、あらかじめ把握しておきまょう。
2. コストがかかる
仮想オフィスを利用する場合は、導入費用や月額料金といったコストがかかる点に注意が必要です。
ログイン可能人数や機能に応じて料金は異なりますが、毎月数万円以上かかることもあります。
機能が多ければ便利ではありますが、その分、高額になるケースがほとんどです。
自社には不要な機能がついていることもあるので、必要な機能があるかどうか見極めて検討しましょう。
3. 監視されていると受け取られる場合もある
仮想オフィスで勤務し、緊張感が生まれて仕事がはかどる方もいる一方で、監視されている感覚が拭えない方もいます。
社員の勤務状況が可視化されリアルタイムで在席管理されるので、監視されていると感じるのも無理はありません。
また、カメラ機能で社員の顔を映すことによっても、見られている感覚があります。
導入までに、社員に向けて仮想オフィスのメリットや、導入が必要な理由をしっかりと説明することが大切です。
また、カメラをオフにして話すのもOKなど、社員の希望も考慮して仮想オフィスの導入を検討しましょう。
【徹底比較】おすすめの仮想オフィス4選
おすすめの仮想オフィスは次の4つです。
- Soune Coworking
- oVice
- VoicePing
- NeWork
仮想オフィスを導入する際の参考にしてください。
1. Soune Coworking
Soune Coworkingは、和歌山県でサービスを開始するエンジニア/クリエイター特化型コワーキングスペースです。
コワーキングスペースだけではなく、仮想オフィスの運営も予定しています。
法人登記されている企業かつ、スタンダードプランの利用か、シェアオフィスと併用することで使えるサービスです。
また、違法となる可能性がある業種は対応できないので、利用時は一度面談を行う必要があります。
| 料金 | ・スタンダードプラン：11,000 円／月 ・シェアオフィスプラン：44,000 円／月 |
| 運営会社 | 株式会社SOUNE |
| おすすめポイント | ・コワーキングスペースも運営している ・スタンダードプランorシェアオフィスと併用できる |
※表は全て税込み表示です。
2. oVice
oViceは、クリックで相手のアバターに近づき「ちょっといい？」といった風に気軽に会話できます。
カルビー株式会社やエン・ジャパン株式会社など、2,000社以上の企業が導入しており、継続率が98.7%と非常に高いのが特徴です。
カスタマイズもしやすく、自社にあったレイアウトで仮想オフィスを構築できます。
| 料金 | ・Basic：5,500円／月 ・Standard：22,000円／月 ・Organization：55,000円／月 |
| 運営会社 | oVice株式会社 |
| おすすめポイント | ・200種類以上のデザインからレイアウトを選べる ・SlackやGoogleドキュメントなどのサービスと連携可能 ・人数を追加しても料金の割り増しなし |
※表は全て税込み表示です。
3. VoicePing
VoicePingは、離れた所にいてもワンクリックで近くに呼んで会話できるのが便利な仮想オフィスです。
文字起こし機能もついており、会議中の会話が音声認識AIによってテキスト化することができます。
議事録なども付けやすくなるので、業務効率の向上が期待できるでしょう。
また、大手企業や東証一部上場企業を含む1,000人以上が利用している実績があるので、信頼性が高いのもポイントです。
| 料金 | ・無料プラン：永久無料 ・スモールプラン：8,250円／月 ・プレミアムプラン：22,000円／月 ・エンタープライズプラン：550円／人 |
| 運営会社 | VoicePing株式会社 |
| おすすめポイント | ・どのプロジェクトに誰の時間が使われているのかが分かる ・部署ごとに複数のフロアを管理できる ・外国語をリアルタイムで翻訳 |
※表は全て税込み表示です。
4. NeWork
NeWorkはNTTグループが運営している仮想オフィスで、個人情報データが全て国内にあるため安心して利用できます。
社外や別の組織のメンバーを招待できるので、商談やセミナー、イベントなどさまざまなシーンで活用可能です。
企業だけでなく、大学の研究室やゼミでも使えるといった対応の幅広さがあります。
| 料金 | ・Free：無料 ・Team50：27,500円／月 ・Team100：55,000円／月 |
| 運営会社 | NTTコミュニケーションズ株式会社 |
| おすすめポイント | ・ステータスを見て話しかけても良いか一目で分かる ・会議に参加しなくても聞ける ・趣味のルームを作れば業務外での交流も可能 |
※表は全て税込み表示です。
仮想オフィスを利用して連携や生産性を高めよう！
仮想オフィスは、自宅やカフェにいながらでも出社している雰囲気を味わえるツールです。
コミュニケーションが取りやすくなり、生産性の向上も見込めます。
ただ、コストがかかるので、機能なども見極めたうえで、費用対効果を考慮して導入を検討しましょう。
株式会社SOUNEでは「Soune Coworking」という和歌山のコワーキングスペースの運営をスタートします。
コワーキングスペースだけではなく、仮想オフィスも運営しているのが特徴です。
法人登記をしており、スタンダードプランもしくは、シェアオフィスと併用していただくことで利用できます。
仮想オフィスを一度使ってみたいという方は、こちらのページからお問い合わせください。
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